メールの返信マナーとは？【例文つき】ビジネスで知らないと恥ずかしい最低限

1：ビジネスメールの返信マナー知らないとどうなる？

プライベートで送るメールとは違い、ビジネスメールには一定の形式があります。まとまりのない文面を送ると、信用を失ってしまうことも。

電話よりもメールでのやり取りが主流になって久しいですが、昨今のテレワークの促進も相まって、ますますメールでのコミュニケーションが重要になっています。今のうちにビジネスメールのポイントを押さえておきましょう。

2：ビジネスメールの返信マナー5つ

ビジネスメールには、具体的にどのようなマナーがあるのでしょう。気になるけど人には聞きづらい基本的なマナーを、5つ挙げてみました。

（1）件名は？

誰から、どんなメールがきたのかを判断する最初の情報が件名です。重要な情報を強調することで、見落としを防ぐことができます。

【重要】【ご対応依頼】【ご共有】など、どんな用件であるかがわかるように強調したり、【〇〇〇（社名）】のように発信者を強調すると、忙しい相手の目にも留まりやすく親切です。

また、返信の際は「Re:」をつけたままでOKです。

（2）返信の時間は？

返信が必要なメールは、できるだけ早く返信するのがマナー。期日が決まっているものはもちろん、すぐに対応するのが難しい場合もその旨を、遅くとも24時間以内に返信するのが理想的です。

仕事ができる人はレスポンスが速いといわれますが、そのとおり。時間を大切にしている、信頼できる、という印象を与えることもできます。

（3）引用は？

やり取りの履歴を確認できるのがメールを利用するメリットです。そのため、返信の際は基本的に、これまでのメールは下に残す形で引用返信をするのがベターです。

また、相手から受け取ったメールの文中に複数の質問事項がある場合は、「インラインにて回答いたします」などと書き添えて、矢印をつけたり文字色を変えて編集しましょう。

（4）返信はどこまで？

返信をどの程度までするかの厳密な決まりはありません。内容に応じて自身で判断することになりますが、キリの良いところで終えるようにしましょう。

お礼のメールやご挨拶のメールなどは、返信する必要がないというのがビジネスマンの共通認識となっていますが、無視するようで気になる場合は、連絡をいただいたことへの感謝を返信するのもいいでしょう。

（5）返信の返信の書き出しは？

こちらから何か問い合わせたり、確認事項を連絡した際に、相手方から返信があった場合。それに対しての返信は「早速のご連絡ありがとうございます」「お忙しい中でご連絡いただき、ありがとうございます」など、感謝を表す文から始めるのがいいでしょう。

社外宛であれば、「お世話になっております。〇〇の△△です」といった名乗りは省略しないほうが丁寧です。

3：シチュエーション別例文とポイント5つ

実際にビジネスメールを返信をする際にはどのように書けばいいでしょうか。そのまま使える例文を、シチュエーション別に5つご紹介します。

（1）日程調整のメールへの返信

「〇〇日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。僭越ながら希望日程をお送りいたします。」と書き出し、第1希望から第3希望を「〇月〇日　〇：〇〇〜〇：〇〇」の形式で記載。「上記の日程でご調整いただけますと幸いです。」のように締めましょう。

また、スケジュールが見えていない場合は、「現在、スケジュールの見通しが立っておらず、希望の日程をすぐに提示できる状況にありません。」とし、「◯月◯日にはスケジュールが確定しますので、確定次第、再度ご連絡いたします。」と、対応の意思があることを伝えます。

（2）了解したことを示す返信メール

目上の人に「了解しました」という表現をつかうのは失礼にあたるという説があります。実際にはそうでもないという話もありますが、言い換えたほうが無難です。

日程の連絡をいただいた際には、「〇〇の日程につきまして、ご連絡をありがとうございます。△月△日　△△：△△～　とのこと、承知いたしました。」

変更の連絡を受けたときは「お時間の変更につきまして、承知いたしました。頂戴した日時で差し支えございません。」

また、遅刻や欠席に対しては承知した旨と併せて、「お気をつけて」や「お大事に」と気遣いを添えるといいでしょう。

（3）内定メールへの返信

「この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」と書き出し、受諾の場合は「前向きに検討したいと考えております。」とします。勤務条件の提示の有無によって、「頂戴しました雇用条件を確認し、お約束の日までにご連絡いたします。」「正式なお返事の前に、入社後の働き方を確認したく、労働条件をメール等の書面で頂戴したく存じます。」などとします。

辞退の場合は「光栄なご連絡をいただきながら誠に恐縮ですが、熟慮の結果、貴社の内定を辞退したく、ご連絡致しました。選考に際し、貴重なお時間を頂戴したにも関わらず、誠に申し訳ございません。」などとしましょう。

（4）面接のお礼メールへの返信

複数の候補者が横並びであれば、心象の良い人を選びたいのが人の心理といえます。そのため、心象アップのためにも、面接のお礼のメールがきたら、必ず返信しましょう。

「本日はお忙しい中、面接の機会をいただきまして誠にありがとうございました。〇〇様のお話を伺い、貴社の事業ついて理解を深めることができ、貴社に貢献したいという思いが一層強くなりました。末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。」のように、お礼・熱意・気遣いを伝えます。

（5）すぐに完全な対応ができない場合の返信

外出先で手元に必要な情報がなく、すぐに対応ができないときは、その旨を返信するのが丁寧です。

「ただいま外出先のため、〇〇に関する資料が手元にありません。帰社次第すぐにご連絡を差し上げますので、少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか。オフィスに戻る時刻は△時を予定しております。」のように、対応可能になる時間も併せて伝えると、先方も安心です。

また、他の人でも対応が可能な場合は、「弊社の〇〇よりご連絡をいたしますので、少々お待ちください」と伝えるのもいいでしょう。

3：まとめ

社会人経験が長くなればなるほど人には聞きづらくなる、ビジネスメールのマナー。今回は特に、返信のマナーにポイントを絞ってお伝えしました。取引先や上司に一目置かれるような、スマートなメール返信に役立ててください。