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アジェンダはどう作る?書き方のポイントとテンプレート
平松隆円R.Hiramatsu
1:アジェンダとは…?
まずは「アジェンダ」とはいったい何なのかについて、確認しておきましょう。
(1)ビジネスにおけるアジェンダの意味
アジェンダには3つの意味があります。一般的にビジネスの世界で使われているのは、「行動計画」「協議事項」「計画」という意味です。
ほかには、「スケジュール帳」のこともアジェンダと言います。なじみがないところでは、教会での礼拝をアジェンダということも。教会はさておき、行動計画もスケジュールも予定のことなので、予定されている将来の計画において検討すべき課題という意味合いで、おさえておいたらいいかもしれませんね。
ちなみに、アジェンダという言葉が日本で広く知られるようになったのは、1992年にブラジルのリオデジャネイロで開催された地球サミットで採択された環境保全に関する行動計画が「アジェンダ21」と名づけられたことがきっかけとも言われています。
(2)アジェンダを英語で言うと?
アジェンダという言葉はもともと英語です。アルファベットで表記すれば「Agenda」となります。ラテン語の「行動する」や「実行に移されるべき事柄」という意味の言葉に由来していると言われています。
2:アジェンダの作り方…書き方のポイント3
アジェンダを作るということは、行動計画を立てること。そして、書き方を考えれば、いわゆる計画表を作るのと同じです。いったいどうすれば、適切なアジェンダが作れるのでしょうか。
(1)参加者全員にわかりやすく伝わるように書く
何かしら計画を実行するためには、いろいろな人の意見を事前に確認しておく必要があります。そのためには、何が目標なのか、どういった問題があるのかなど、全員が正しく理解しておかなくてはなりません。
会議の協議事項においても、計画に沿った課題などをわかりやすく示しておきましょう。
(2)余裕をもった計画を意識して書く
例えば、「明日までにこれやっといて」と急に言われても、難しい場合もありますよね。「もうちょっと早めに言ってくれたら何とかなったのに」ということが日常茶飯事な人もいるでしょう。
アジェンダも同じです。アジェンダは、言ってみれば会議における予定表です。予定を立てるときは、何が起こるかわかりません。余裕をもった計画を意識して作るようにしましょう。
(3)始めと終わりを意識する
アジェンダには、その日の会議で審議すべき事柄が記載されており、これ言ってみればスタートラインです。しかしながら、わかりやすいアジェンダは、ゴールを意識して作られます。
つまり、会議が終わったあとの議事録です。用意したアジェンダに、そのまま会議で話し合った内容を追記することで議事録になるようにすれば、過不足のないアジェンダが作成できます。
3:目次も作れて使い方も簡単!パワーポイントのアジェンダテンプレートおすすめ
いろいろあるパワーポイントのアジェンダテンプレート。インターネットで調べてみたところ見つけたのが「Web会議用アジェンダ」。パワーポイントを発売しているマイクロソフトが無料でリリースしているもので、ある意味で、純正とも言えるテンプレートです。
作りはものすごくシンプルで、議題とその発表者を入れる項目が表になっています。ある意味が基本がおさえられているとも言えるでしょう。シンプルだからこそ、迷わず使いやすいのではないでしょうか。
4:アジェンダを英語で書くときの注意点3
アジェンダを英語で書く必要性に迫られるときと言えば、海外出張や海外の人向けに会議をするときでしょう。そんなときは、どうすればいいのでしょうか。この章ではそんな場面を想定して、注意するべき点をまとめました。
(1)事前準備に関する事柄を記載する
日本ではあまりなじみがありませんが、欧米では参加者に事前準備を求めることがあります。配付資料を読んでおくなどが含まれます。
(2)議題を明確に記載する
何をどこまで決めないといけないのか、ちゃんと明記しておきましょう。日本では「次回に持越し」となる場面が多いイメージがありますよね。しかし、欧米では何も決まらず次回に持ち越しなんてことはありません。
(3)終了時間を記載する
日本では、会議のスタート時間は記載されていても、終了時間が不明確な場合があります。ですが、欧米では必ず明記されます。終了時間を明記することで、この時間までに決めないといけないという意識づけもできます。
5:まとめ
アジェンダは、何ととなく横文字でかっこいいからと、日常的には使われているかもしれません。ですが、本来の行動計画や予定という意味をちゃんと理解して、ビジネスに生かすようにしていきましょう。