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ビジネスでメールを初めて送るときの書き出しは?文章登録しておきたい例文教えます
松田優Y.Matsuda
1:ビジネスメールはテンプレを作っておくと便利
仕事のうえでのマナーはたくさんありますが、現代のビジネスパーソンに必要不可欠なものといえば、メールに関するマナー。
プライベートでのやりとりとは違い、ビジネスでのメールはある程度決まった形式に沿って文章を作るもの。おうち仕事を効率よく進めていくためにも、自分なりのメールテンプレートを用意しておくのがおすすめです。
2:初めてメールを送るときの書き出しは?挨拶、自己紹介例文
初めてメールを送る相手にも好印象を与えることができる、ビジネスメールの作り方をご紹介していきます。
(1)件名
「件名:●●社●●部●●様 資料請求の件について」
件名には宛名だけでなく、端的に用件を記しておくと双方にとって安心です。どのような内容のメールであるか、件名にわかりやすく明記しておきましょう。
初めてメールを送る相手の場合、自分のメールアドレスを登録していない可能性もあります。「初めまして」や「突然のメール失礼いたします」といった迷惑メールにありがちな件名では、そのまま破棄されてしまうことも考えられるので要注意です。
(2)書き出し
「初めてメールをさせていただきます」
ビジネスメールでは「いつもお世話になっております」という挨拶文が多用されますが、最初のメールでは相応しくありません。
代わりに「突然のメール失礼いたします」「初めてご連絡を差し上げます」といった挨拶で始めましょう。「初めまして」だけでは、ややくだけた印象になるため、避けておいたほうが無難です。
(3)自己紹介文
「●●社●●部の●●●●と申します」
簡単な挨拶のあとは、簡潔に自己紹介をしましょう。会社名、所属部署、役職や名前をきちんと記してください。どこの誰からのメールなのかをはっきりさせ、相手の警戒心を解く必要があります。
(4)初めてのメールは簡潔な内容で
「先日は、弊社製品●●の資料請求をしていただき、誠にありがとうございました。資料は無事お手元に届きましたでしょうか。ご不明な点がございましたら、なんなりとお尋ねください。こちらのメールアドレスにご連絡いただければ、お答えさせていただきます」
初めてのメールの場合はまず相手に読んでもらうことが第一目標です。長文よりも、簡潔さを意識して簡潔な文章作りを目指しましょう。
文末には、改めてメールアドレスや電話番号などを明記しておけば、より丁寧な印象を与えることができます。
3:初めての相手との英語のビジネスメールの書き出しと締めは?
初めてのメールで、しかも英語となるとぐっとハードルも高くなります。いざというときに慌てないためにも、英語メールの定番スタイルの知識を備えておきましょう。
(1)英語メールも件名が重要
英語の場合も、件名によってはスパムメールと勘違いされてしまう可能性があります。曖昧な表現は避け「Request for Estimate(見積依頼の件)」「Urgent(至急)」というように、メールの用件がわかる件名にしましょう。
(2)●●様への書き方
日本語での「●●様」にあたる英語表現は「Dear●●」です。あとに続く名前には、「Mr.」「Mrs.」「Sir.」といった敬称をつけるのを忘れないようにしましょう。相手の名前がわからない場合は「To Whom may be concern(=御担当者様)」という表現を使います。
(3)「初めてメールをさせていただきます」の英語表現
英語の場合も初めてのメールは心象良く、相手の警戒心を解いていきたいところ。礼儀正しく「初めてメールさせていただきます」というには「I am sending this email for the first time.」もしくは「I am writing to you for the first time.」と表現します。
(4)「弊社●●の紹介で御連絡差し上げました」の英語表現
仲介者がいる場合は、その旨をきちんと伝えたほうが信頼度も上がります。「紹介された」は「be introduced by」を使うこともできますが、「be referred to you」とすると、きちんと感がアップ。「弊社●●からの紹介です」と言いたい場合は「I was referred to you by ●● of our company」と表現します。
4:まとめ
初めてのメールは、その後の印象にも関わるため、特に慎重に文面を作りたいですよね。
ある程度の定型文を自分なりに作成して、仕事の効率化を図っていきましょう。