メールのマナー知ってる？最低限押さえておきたいビジネスメールの基本マナー

1：ビジネスメールにはたくさんマナーがある？

ビジネスメールの正しい書き方は、新人研修などで教わることもありますが、実際に仕事をするようになると、あまり詳しくは触れられませんよね。なんとなくこんな感じかなといった雰囲気でこなしている人も、もしかしたらいるかもしれません。

当たり前すぎて、いまさら聞けない基本的なことや、研修などではなかなか触れられることのない「初めての相手」への基本的なメールのマナーを、確認の意味も込めてひとつずつ見ていきましょう。

2：【例文つき】ビジネスメールの基本マナー4つ

まずは基本マナー4つを、例文つきで確認していきましょう。

（1）挨拶文のマナー

「いつもお世話になっております」というのが、定型的な挨拶文です。「宛名＋挨拶文＋名乗り」というセットが基本形。書き出しは、先方の正式な社名と送信相手の名前、次に「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△でございます。」と続きます。

また、締めの挨拶は一般的に「よろしくお願いいたします」が多く使われます。メールの内容に応じて「引き続き～」「今後とも～」「何卒～」なども使われます。

（2）件名の書き方のマナー

件名は、簡潔でかつ、本文の概要がわかるように書きましょう。職種によっては1日に100件を超えるメールを受信するという人もいるでしょう。もしも件名を見ただけで内容を思い出すことができれば、先方の業務効率を上げることにもつながります。

【御見積】○○株式会社様 □□プロモーション動画制作費用等

【ご確認ください】△△様 業務委託契約書（○○株式会社）

このように書くと、何についてのメールなのか、一目で判別ができますね。

（3）お礼文のマナー

お礼のメールは、できるだけ早いタイミングで送るようにしましょう。ただし、早く感謝の気持ちを伝えたいからといって、「取り急ぎ～」を使うのは、原則NG。関係の浅い間柄では、失礼にあたる場合があります。

相手の時間や知識をいただいたならば、「貴重なお時間を頂戴いたしまして、ありがとうございます」「先ほどはお忙しい中、○○についてご教示頂き、ありがとうございました」。何かに協力してもらったら、「△△の件につきまして、ご協力頂き、ありがとうございます。皆様のお力添えのおかげで、無事に完遂することができました」のように書き添えるといいでしょう。

（4）cc、bccのマナー

ccは情報共有などに使われることが多いですが、唐突に宛先に追加するのは、相手を不安にさせる場合があります。「本件、上司の○○にも共有したく、次回からccに追加してもよろしいでしょうか」など、相手に確認すると、追加の理由もわかり安心です。

また、個人宛に届いた件への返信に、「（情報共有のため、ccに〇〇部を追加いたしました）」など、メーリングリスト等で部内共有するを宛名の下に記載するのもいいでしょう。

Bccは主に、送信先の人たちに直接面識がない場合に使います。退職の挨拶などに使われることもありますね。「一斉配信のため、Bccにて失礼いたします」など、書き添えると丁寧です。

3：初めての相手へのビジネスメールのマナー4つ

初めての相手へビジネスメールを送るときにも、気をつけるべきことがあります。少しの工夫で相手を思いやれるマナーを4つご紹介します。

（1）件名のマナー

「用件＋差出人」を件名に入れましょう。というのも、顧客や社内連絡、業務関連のメルマガなど、1日に数十件のメールを受け取るビジネスマンも少なくありません。特にご挨拶のメールは、その中に埋もれてしまわないように、パッと見て何のことかわかってもらう必要があります。

【ご挨拶】□□事業における協業について（株式会社○○）

お見積もりのお願い【株式会社○○ △△△△】

このように、用件と差出人をセットで記載することで、ひと目で内容を想像できるため、開いてもらいやすくなるでしょう。

（2）依頼のマナー

初めて依頼のメールを送る際は、5W2Hを特に意識すると良いでしょう。What（何を）Who（誰が）Where（どこで）When（いつ）Why（なぜ）How（どのように）How much / How many（いくら、いくつ）を、必要に応じて盛り込みます。また、なるべく見やすく簡潔に書くこともポイント。

例えば見積依頼の場合。まず、初めてメールする旨を書き添えて名乗り、「本日は、貴社サービス△△のお見積りを頂戴したく、ご連絡いたしました」と用件の概要を伝えます。続けて「下記の要件にて、◯月◯日までにお見積りを頂けますと幸いです」のように書くといいでしょう。

（3）返信のマナー

返信の際、件名に悩むことがありますが、「Re:○○につきまして」など、生成されたまま返信して問題ありません。ただし本文については、立場や相手との距離感を認識したうえで、ビジネスメールの形式に則った形で返信するようにしましょう。

先方よりご連絡頂いたことを感謝する文に、内容に関しての返信を書いていく、というのが一般的です。見積をいただいた場合は「この度は早々にご連絡を頂き、ありがとうございます。頂戴した内容を拝見し、改めてご連絡いたします」というような書き方ができます。

（4）添付ファイルのマナー

提案書や見積書、契約書等のひな型など、初めての相手先へ送付する必要のあるファイルは意外とありますよね。ファイルを添付する際は、「ご依頼いただきました○○に関するお見積書を、添付にてお送りいたします」のように、添付ファイルがある旨を書き添えると丁寧です。

イメージ画像や動画サンプルなど、容量が大きくなるものもあるでしょう。受け取る相手の負荷や環境を考え、適切なファイル形式、必要であれば圧縮しzipファイルなどで送るようにしましょう。

4：まとめ

ビジネスメールの基本マナーを振り返ってみました。どれも基本的な内容ですが、日ごろから適切にできていたでしょうか。実際に相手とやり取りする中での学びがメインのメールマナー。正しく活用して、相手からの印象アップを狙ってみましょう。